Cum arată un an din viața unei persoane din domeniul academic? Spoiler alert: e plin de termene limită, declarații și hârțogării. Un exemplu: am depus un proiect de cercetare în februarie – cu evaluare la Comisia Europeană. Procesul de depunere a proiectului necesită, cum e și normal de-altfel, aprobare internă pentru că presupune și utilizarea resurselor instituției, atâtea câte sunt și ele. Procesul de aprobare a presupus 2 rezumate ale proiectului depuse la 2 structuri diferite (normal și asta prin prisma tipului de proiect), dar rezumatele se depun separat pe fișe separate. Aprobarea presupune cel puțin 5 avizări din partea a mai multor structuri interne.
Cum se petrece acest proces de aprobare?
- procedura spune să începi acest proces cu 30 de zile înainte de depunerea efectivă a cererii de finanțare
- hârtiile se plimbă fizic de la o structură la alta existând riscul de a se pierde dacă nu ai abilități avansate de „prindere a hârtiilor cu agrafe” (am pățit să nu mi se aprobe o delegație pentru că un document adițional s-a pierdut în vraful de acte)
- ai nevoie de numere de înregistrare de la diversele structuri, dacă nu ai, hârtia se întoarce sau primești un telefon prin care ți se spune că ai greșit fatal că ai uitat nr de înregistrare
- se mai petrece cu destul stres – din motive lesne de înțeles
Să ne înțelegem…aceasta nu e o situație unică la instituția la care am onoarea de a lucra. Astfel de procese alambicate au loc în diverse instituții publice, de la primării de comune la instituții deconcentrate. Se întâmplă și la case mai mari și aici citez:
- Multe procese interne sunt încă în era pre-digitală (hârtii semnate olograf, de prea mulți oameni, din prea multe departamente și plimbate fizic între aceste departamente: ordine de deplasare, referate de necesitate, deconturi adrese, situații etc.)
- Nivelul de alfabetizare digitală al majorității angajaților UBB (administrativ, didactic, cercetare și management) este redus (sunt dificultăți mari de multe ori în utilizarea celor mai simple soluții tehnice – Word, Excel, în timp ce soluții simple, chiar gratis, ușor de utilizat și care ar economisi timp și bani sunt prea puțin folosite în activitatea zilnică (cloud, file-sharing, drive, online forms, mobile, automatizări, management de documente, direct interaction, resource optimization, remote etc.)
- Lipsa unei strategii de dezvoltare digitală are drept consecințe o abordare reactivă a universității în ceea ce privește tehnologia și provocările actuale (COVID, de exemplu) și nu una pro-activă (anticipare de nevoi, testare și implementare de soluții din timp, înainte ca nevoia pentru ele să devină stringentă, imediată), motiv pentru care se improvizează, se iau decizii rapide, nefundamentate, nedezbătute sau discutate cu departamentele de resort
- Comunicarea greoaie rectorat-facultăți-institute-centre-etc. datorate nefolosirii unei soluții de e-mail unice la nivelul întregii universități duce la sincope și întârzieri în procesul de comunicare dinspre UBB/Rectorat/DGA/etc către facultăți/unități/centre/etc. De multe ori informații vitale/urgente trec prin 2-3-4 intermediari (Rectorat-Decani-Secretară-șefă-cadre didactice/cercetători) până să ajungă la destinatarii finali. Nu doar emailul e devină aici, nici traseele de comunicare nu sunt bine gândite.
Am citat din strategia de transformare digitală a UBB Cluj-Napoca. Transformare digitală, nu digitalizare. Problemele sunt comune, din ce am citit în acest document și din ce am vorbit cu oamenii de acolo. Cu această idee ajung și la scopul acestei (mult așteptate și mult-rumegate) postări: cum să digitalizezi o universitate. Titlul e clickbait, desigur, pentru că mai corect e să zicem „cum să transformi digital o universitate” și, în plus, nu dau soluții magice aici pentru că nici nu există așa ceva. Dar trebuie să vedem cum s-ar aplica ideile din spatele transformării digitale la mediul academic.
De ce acum? Pentru că există ținta 502 din PNRR – numărul de universități sprijinite cu noi centre tehnologice inovatoare pentru crearea noilor abilități ale viitorului și Investiția 16 – Digitalizarea universităților și pregătirea acestora pentru profesiile digitale ale viitorului. Acest apel de proiecte s-a deschis pe 9 iunie și se încheie pe 17 iunie.
Despre ce e vorba mai jos?
- despre o scurtă analiză a nevoilor și posibilităților de finanțare pentru universități prin intermediul PNRR
- despre o serie de capcane care pot deraia succesul acestor investiții și proiecte pe care le depun universitățile
- și ne uităm și per ansamblu la câteva aspecte care adesea sunt uitate când vine vorba de transformare digitală
Care e povestea? Universitățile au parcă acum mai mulți bani la dispoziție ca niciodată, în lipsa unui sprijin clar venit din partea bugetului național de cercetare și educație. Asta în anul în care cei mai puțini elevi de liceu s-au înscris la bac ca niciodată. În condițiile în care mulți din studenți/viitori studenți habar nu au ce vor să facă în viață. În aceste condiții, trebuie să ne asigurăm că și acei puțini care se înscriu la facultate (btw, suntem printre ultimele locuri în UE la numărul absolvenților de studii superioare – vezi mai jos) intră într-un mediu care îi poate ajuta să-și identifice nevoile și să contribuie la îndeplinirea lor oferindu-le un set de abilități utile pentru viață.
Transformarea digitală a universităților
Unde suntem
Din povestea de mai sus și din analiza strategiei UBB, reies câteva tușe din tabloul actual al transformării digitale în mediul universitar:
- nu avem o viziune strategică sau nu e evidentă
- resursa umană e incomplet pregătită sau chiar conservatoare în internalizarea principiilor care stau la baza transformării digitale
- procesele interne sunt birocratice, eternul sistem al plimbatului de hârtii e omniprezent
- nu înțelegem că simpla digitalizare a proceselor existente nu e suficientă
- tehnica existentă adesea e învechită sau, dacă este adusă la zi, nu e utilizată la adevăratul potențial
- programele nu sunt cu adevărat corelate cu cadrul european de competențe digitale. Acestea sunt abilități transversale și nu ar trebui să se regăsească doar în cadrul specializărilor tehnice
Discuția e mult mai lungă, desigur, dar să nu ne axăm doar pe ce nu e bine 🙂
Unde ar trebui să ajungem
Întrebare capcană. De fapt, transformarea digitală nu are un punct terminus, necesită efort constant pentru a te adapta la noile tehnologii și la abilitățile necesare și asta cu atât mai mult în cazul universităților. Prin definiție, acestea sunt locuri ale creării și distribuirii de cunoaștere, iar tehnologia ar trebui să fie și rezultatul acestor procese. Dar, așa doar ca joc al imaginației, unde ar trebui să ajungem?
- la procese administrative complet transformate – cu mai puțină circulație a hârtiei și cu mai multă automatizare în procese, cum ar fi:
- descărcarea automată a unor adeverințe pentru studenți din contul lor unic
- calcularea automată a burselor
- existența unor date în format editabil care să utilizeze tipurile de raportări către diferite instituții publice
- la comunicare facilitată cu studenții prin existența unui cont unic de student prin intermediul căruia primește automat notificări legate de note, examene, anunțuri etc
- la procese de predare adaptate atât pentru offline, cât și pentru sistem hibrid sau online, dar care necesită:
- cadre didactice cu acces la tehnică și cu abilități suficiente de a le utiliza. Să nu uităm și de motivația de a le utiliza
- sprijin tehnic pentru realizarea materialelor pentru diferite formate de predare
- la parteneriate pe bune cu mediul economic pentru a dezvolta programe menite să dezvolte competențele digitale atât ale profesorilor, cât și ale studenților
- la un sistem mai flexibil de predare și alegere a cursurilor pentru studenți – care să le permită să exploreze mai mult decât specializarea pe care și-au ales-o
- la implicarea mai clară a studenților în viața academică
Fac aici o paralelă cu o viziune asupra orașelor inteligente – pe care o citez adesea când vorbesc despre transformarea digitală. Este vorba de ideea dezvoltării unor orașe inteligente centrate pe oameni (human centric smart cities) pe câțiva piloni mari:
- abordare axată pe asigurarea bunăstării cetățenilor
- colaborare intersectorială pentru dezvoltarea și implementarea de politici
- capacitate administrativă flexibilă și adaptată implementării unei astfel de viziuni
- politică de guvernanță a datelor bazată pe transparență și încredere
Cum ar fi să ne axăm pe dezvoltarea unor human centric smart universities?
- unde tehnologia e doar un mijloc pentru asigurarea bunăstării studentului și a cadrului didactic pentru ca aceștia să se poată axa pe acumularea de abilități și competențe și, respectiv, pe o predare și cercetare de calitate
- unde actorii colaborează la nivel instituțional pentru dezvoltarea și implementarea de politici
- unde există capacitate administrativă la toate nivelele pentru a asigura această viziune – cu angajați scoși din hățișul birocrației și fără „s-a rezolvat, nu se poate”
- unde datele ajută la automatizarea de procese
De unde am scos toate astea? Păi, din principiile de transformare digitală și de guvernanță digitală despre care am mai scris aici pe site.
Unde putem ajunge cu PNRR pentru transformarea digitală a educației
Achiziția de tehnică e în prim plan pentru acest apel, fiind dublată și de investiții în dezvoltarea de competențe digitale pentru ambele părți ale procesului de învățare – profesor și student.
Oricum, o cerință clară este ca aceste achiziții și investiții să fie în concordanță cu nevoile instituționale și aici intervine strategia de digitalizare/transformare digitală a universității. Cine o are, o adaugă acolo pe platformă. Cine nu, trebuie să facă o astfel de strategie în câteva zile, în condițiile în care acest proces este esențial pentru viitorul educației universitare. Achiziția de tehnică e doar o parte din puzzle, hai să zicem că sunt colțurile de la puzzle, restul…trebuie completat cu o viziune de transformare cu ajutorul acestor colțuri.
De altfel, relevanța și impactul acestor proiecte sunt evaluate prin prisma:
- strategiei de digitalizare
- analizei de nevoi realizate la nivelul universității
- creării de programe noi/actualizarea unor programe „actualizate pentru dezvoltarea competențelor digitale, în domeniile de specializare considerate prioritare, în vederea dobândirii de către studenți a unor competențe specifice profesiilor emergente și a consolidării competentelor antreprenoriale în sectorul digital”
- dau aici câteva exemple, din ce am văzut la alte universități: data science, business analysis, inovare în sectorul public etc (și la care parcă-mi vine și mie să mă înscriu să mai învăț ceva)
Accentul cade deci în evaluare și pe dezvoltarea de programe noi, nu doar pe ideea de a-și îndeplini nevoile instituționale, dar pentru programele noi e necesară o … say it with me…strategie și de…say it also with me.. abilități 🙂
Ghidul e puțin vag, după mine, cu referire la personalul didactic auxiliar. Lipsesc referirile la acesta în cazul enumerării tipurilor de programe de formare eligibile, dar acesta apare la indicatori de rezultat. Parcă partea administrativă e lăsată la o parte de acest ghid, lucru de neînțeles, având în vedere că personalul administrativ e scheletul unei instituții și trebuie să se adapteze și el. Upskilling e necesar și aici, fiind unul din pilonii PNRR la nivel european.
Încă un aspect: proiectele trebuie să bifeze la capitolul do no significant harm, principiul de protecție a mediului înconjurător, fiind necesară completarea unui chestionar de mediu. Prima categorie se referă la: DEȘEURI – Contaminare datorită investitiilor prevăzute și a deșeurilor menajere aferente. În condițiile în care achiziția de tehnică adesea presupune eliminarea tehnicii vechi, răspunsul la această întrebare poate să dea sau să ia puncte semnificative la evaluarea proiectelor. Oricum, o astfel de politică de mediu trebuie să existe în concordanță cu strategia de trransformare digitală a universității (UBB are o astfel de direcție în documentul menționat).
Aici intervine și ideea de a dubla achiziția de tehnică cu o gândire diferită la nivel de procese și predare, în ideea că dacă iei tehnică și aceasta ajunge să nu se utilizeze la adevărata sa capacitate, riști să se depună praful pe ea și care devine în timp deșeu, ceea ce ajunge până la urmă la significant harm și pentru mediu și pentru studenți.
Deci, unde putem ajunge?
- universitățile pot acumula tehnică destul de ușor și membrii comunității academice (mai puțin cei nedidactici) pot participa la cursuri de dezvoltare a competențelor (asta nu garantează că acestea vor fi și internalizate în procesele lor de lucru)
- universitățile au ocazia să deschidă noi programe de studiu care chiar sunt adaptate unora dintre „abilitățile viitorului” – singura problemă aici e cum îi explici unui student că vrei să îl pregătești pentru ceva care încă (poate) nu există sau (încă) e greu de atins
- cadrele didactice sunt cheia – ele trebuie să fi deja internalizat abilitățile viitorului pentru a putea preda în concordanță cu programul de studii
- deocamdată nu cred că ajungem cu adevărat la transformarea digitală a universităților și nici la viziunea de mai sus de human centric smart universities, din cauza unor întrebări retorice pe care le și adresez în finalul articolului:
food for thought...
- În contextul lansării discuției privind învățământul hibrid – Ce alte instrumente/procese/politici de transformare digitală mai sunt necesare în afară de mult-iubita și necesara tehnică?
- Cum mai exact adresați ideea de abilități ale viitorului din titlul apelului de proiecte? Putem să discutăm și despre abilitățile viitorului pe care personalul didactic și non-didactic trebuie să le acumuleze pentru a nu exista o nepotrivire între sistemul administrativ și cel de predare/cercetare?
- Dacă vreți să treceți de la digitalizare la transformare digitală, cum anume stimulați schimbarea de mentalitate (adesea conservatoare) în universități? Cum anume stimulați colaborarea între facultăți, departamente, structuri interne, studenți?
- Sunteți pregătiți pentru automatizare și utilizarea datelor?
- Care e viziunea pe termen lung?
Referințe
- https://proiecte.pnrr.gov.ro/#/home
- https://www.edu.ro/ghid_solicitant_granturi_digitalizare_universitati
- https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Educational_attainment_statistics
- https://dtic.ubbcluj.ro/wp-content/uploads/2021/01/Strategia_de_digitalizare_ubb_20-27.pdf
Virtual learning vector created by upklyak – www.freepik.com
